Com políticas de uso e de de comunicação social sólidas e claras e o treinamento adequado, empresas devem ser capazes de usufruir da crescente popularidade do serviço, sem problemas
O serviço Google+ cresce em popularidade. Tem agora mais de 25 milhões de usuários, e já começa a provocar uma série de questões sobre as implicações legais nas empresas, considerando mudanças nas políticas de uso de redes sociais e de comunicação internet e externa, problemas de retenção de dados e muito mais, segundo Joshua Kubicki, diretor de Práticas Legais e Corporativas da Applied Discovery, um provedor de e-discovery que trabalha com a preparação das empresas para responder adequadamente a demandas jurídicas.
Para que as empresas se prepararem adequadamente para o potencial aumento de uso do Google+, Kubicki recomenda que passem a considerar não só o acesso via rede interna, como também através de dispositivos móveis usados dentro ou fora das dependências da companhia.
Entre as ações com que todas as empresas deverão se procupar, na opinião de Kubicki, estão:
1. Incluir o Google+ em sua política de uso de Social Media
Políticas de uso de mídia social são importantes para as empresas, por uma série de razões, incluindo a garantia de que os funcionários entendam quais comportamentos são e não adequados, bem como suas consequências.
"O fato do serviço Google+ ser novo não significa que possa ser ignorado pelas empresas", diz Kubicki.
Portanto, ao criar ou atualizar sua política de mídia social, incluindo o Google+, considere: a) se vai permitir o acesso a todos, ou a grupos selecionados de funcionários; b) se os funcionários estão autorizados a revelar onde trabalham; c) se permitirá o acesso às redes sociais através de dispositivos como telefones celulares corporativos; d) e quais informações poderão ser compartilhadas em particular e publicamente.
Outro ponto a considerar, segundo Kubicki, é que muita gente ainda não sabe como usar os controles de privacidade do Google+. Portanto, nem sempre aquilo que você provavelmente pensa estar compartilhamento com um círculo restrito está disponível realmente só para esse grupo. Membros do seu círculo podem compartilhar com membros de outros círculos dos quais participam, e você não, as informações que você compartilhou com eles. Dessa forma, antes que você perceba, suas publicações estarão disponíveis para outras pessoas sobre as quais você não tem nenhum controle. Exgero? Talvez. Mas esse é um ponto que não pode deixar de ser abordado na sua política de uso.
2. Treine os funcionários nas políticas de uso
As ações que você deve tomar em torno do uso de redes sociais dentro da empresa não devem se restringir apenas à criação das políticas de uso. É preciso também torná-las conhecidas e efetivamente respeitadas por todos os funcionários. Um passo importante nessa direção, que a maioria das empresas não dá, e que talvez seja o mais importante, de acordo com Kubicki, é o treinamento dos funcionários nessas políticas.
"Muitas vezes, as empresas que têm uma política de mídia social esquecem do treinamento. É recomendável que as organizações forneçam treinamento, tanto para os usuários encarregados do uso corporativo das mídias sociais (aquele feito em nome da empresas), como também para todos os demais", diz ele.
Esse treinamento deve abranger o que a política de mídia social é, o que permite, o que proíbe, como o uso é monitorado e que ações podem ser tomadas durante as gestões de crise, incluindo eventuais punições.
Além disso, direitos e deveres dos empregadores e dos empregados precisam ser comunicados e compreendidos por todos os interessados.
O treinamento também deve abranger todas as plataformas disponíveis para os funcionários: Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+, etc. "Nós recomendamos que durante o treinamento a empresa se preocupe em dar uma visão geral sobre as plataformas mais populares, para estabelecer uma base de entendimento que facilite a comunicação entre os nativos digitais e os usuários menos familiarizados com elas", explica Kubicki.
3. Considere o potencial do Google+
Leve em conta o potencial de uso do Google+, principalmente com relação a busca.
O Google+ usa a busca do Google. Portanto, a primeira pergunta que toda empresa deve tentar responder é "o que o usuário do Google+ está procurando". Será que vai procurar o que você postou em particular, nos seus círculos, ou publicamente, com todos os usuários? E que respostas encontrará?
É importante manter estas questões em mente, tanto em relação à informações sobra a sua empresa e quanto para informações de e sobre seus funcionários, porque você nunca sabe como essas informações serão usadas no futuro.
"Hoje, o AdWords é capaz de ler o seu Gmail e analisá-lo", explica Kubicki. "O que o impede de ler o diálogo em seus Círculos Google+? Como você se sentiria se eu dissesse que o Google tem acesso às suas conversas privadas e usa essas informações para a publicidade?"
4. Atividades no Google+ podem ser usadas em disputas legais
"Muitas pessoas pensam que só porque o Google + é uma plataforma nova ela está fora do rol de informações usadas em litígios", diz Kubicki. "Isso não é verdade". Segundo ele, informações de um funcionário no Google+ podem ser admitidas como provas em processo civil.
Por isso, uma vez que as empresas são obrigadas, muitas vezes por lei, a preservar os dados potencialmente relevantes, podem haver situações nas quais serão obrigadas a se preocuparem não só em capturar, como também em preservar os dados gerados a partir das atividades de seus funcionários nas redes sociais. Kubicki diz que, nos Estados Unidos, isso já é uma realidade para a indústria de serviços financeiros, por exemplo.
5. Não bloqueie o uso
Apesar disso, na opinião de Kubibki, as preocupações com privacidade e segurança não devem levar as empresas a caírem na tentação de bloquear o uso do Google+. É importante que os funcionários "encontrem um nível de conforto pessoal", já que a única maneira de aprender a tirar proveito do Google+ é usá-lo.
Com políticas de uso e de de comunicação social sólidas e claras e o treinamento adequado, segundo Kubibki, as empresas devem ser capazes de usufruir da crescente popularidade do Google+, sem maiores problemas.
by Com políticas de uso e de de comunicação social sólidas e claras e o treinamento adequado, empresas devem ser capazes de usufruir da crescente popularidade do serviço, sem problemasby Kubibki
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